مجلة سيدات الأعمال أول مجلة اقتصادية نسائية في الوطن العربي تهتم بشئون المرأة اقتصادياً
تحصيل الفواتير في مواعيدها مسألة حيوية لنجاح الشركة، لكن لا يخلو مشروع من عملاء متعثرين، وإذا استمر «التأخير» تظهر مشكلة تحتاج إلى إجراءات سريعة.
ويؤثر تأخير دفع الفواتير في السيولة النقدية للشركة في المقام الأول، الأمر الذي يؤدي إلى تعثر الشركة ذاتها عن دفع ما عليها في المواعيد المحددة.
وعرض موقع إنتربرينير مجموعة من الوسائل وصفها بأنها من أفضل الطرق مع العملاء المتعثرين. ونبّه إلى أهمية التدرج في استخدامها بدءا بتنبيه العميل برسالة إلكترونية وانتهاء باتخاذ إجراءات قضائية.
تشديد عملية دفع الفواتير
أول خطوة ينبغي تنفيذها هي مراجعة عملية دفع الفواتير، ووضع «نظام للتحصيل».
وأيضا ينبغي الانتباه إلى وضع موعد معين للتحصيل وبنود وشروط وأيضا جزاءات عند التأخير، وإعداد آلية محددة بشأن أسلوب تواصل أقسام الشركة.
ومن دون عملية متابعة واضحة «تُفقد» الفواتير بسهولة أو تتعرض للإهمال وسط مهام العمل المختلفة.
ولتنفيذ ذلك على الوجه الأكمل ينبغي لصاحب العمل التأكد من رسم الإجراءات بشكل مقبول على الورق أولا، ثم متابعة الإجراءات على الأرض.
إرسال تنبيهات
إذا تأخر العميل عن الدفع بضعة أيام، بعد الموعد، فمن الأفضل إخطاره ويمكن البدء برسالة بريد إلكتروني تذكره مثلا بطريقة الدفع.
وإن لم تنجح المحاولة يمكن إرسال رسائل بريد إلكتروني أخرى، وخطابات رسمية، وأيضا الاتصال على الهاتف. وإن لم تفلح كل هذه الوسائل، فعند الضرورة يمكن للشركة أن تحذر العميل باتخاذ إجراء قانوني إذا ظلت الفواتير على حالها.
وتدرج الإجراءات مهم، لأنه يثبت أن الشركة تفترض حسن النية (النسيان مثلا) كما تجعل الشركة تحت ضغط حتى تنتهي من تحصيل المال.
تغيير الشروط والأحكام لأفضل (وأسوأ) العملاء
إن واجهت الشركة عملاء «لديهم مشكلات» وآخرين يدفعون الفواتير في مواعيدها، فمن الأفضل أن تدرس وضع خطة شروط وأحكام مختلفة بشأن الدفع. على سبيل المثال إن اعتاد عميل الدفع متأخرا فيمكن للشركة أن تغير الشروط والأحكام الخاصة به.
قبول أكثر من طريقة للدفع
قد لا يرغب بعض العملاء في الدفع في الوقت المحدد لأن ظروفهم لا تسمح بذلك، ربما لديهم مصاعب بشأن السيولة النقدية. ويمكن بسهولة حل مشكلة كهذه بعرض خطط دفع بديلة، ومنها على سبيل المثال تقسيم الفاتورة الضخمة إلى «ثلاثة أو أربعة أقساط».
أيضا يمكن الدخول في دردشة جادة مع العميل بشأن عدم استطاعته الدفع في الموعد المحدد، وإن علمت الشركة بأساس المشكلة فسيسهل عليها إيجاد الحل.
التخلص من العملاء المثيرين للمشاكل
إن كان للشركة مجموعة من العملاء يثيرون المتاعب بشكل مستمر فمن الأفضل للشركة النظر في إلغاء تعاملها معهم بشكل نهائي. وبالنسبة للشركات التي لا تزال في طور النهوض، قد يبدو ذلك هدرا للإيرادات، لكن ينبغي النظر أيضا إلى أنها لن تحصل على هذا الإيراد بشكل منتظم.
وإذا أغلق عميل كل أشكال التواصل، فإن عملية إلغاء اشتراكه سهلة لأنه ينتظر إنهاء التعامل في الأصل.
اتخاذ إجراء قانوني
إذا استنفدت الشركة كل الوسائل الممكنة لتحصيل الفواتير «المتأخرة» فعليها اللجوء إلى القضاء كملاذ أخير.
تجمع الشركة أكبر قدر من المعلومات، وتتصل بمحام لبحث أفضل السبل. وقد لا يساوي المبلغ المتأخر تحصيله قدر الوقت والمال اللذين سينفقان على الإجراءات القانونية، ولذلك ينبغي دراسة الخيارات المتاحة جيدا. (ارقام)
