طرق تساعد المساعد الإداري على النجاح

يعمل المساعدون الإداريون على الحفاظ على مهام العمل، حيث يقع على عاتقهم استكشاف المشكلات وابتكار الحلول والعمل على زيادة كفاءة العمل.

نقاط تضع المساعد الإداري على طريق النجاح

يُضيء المستشار الإداري سعود فقيها على مهام المساعد الإداري، فيقول إنها عبارة عن الآتي:
1 المساعدة في كلّ جوانب التنظيم الإداري، وصياغة الدليل الإجرائي.
2 إدارة جودة الأصول والإمدادات.
3 التنسيق بين الإدارات والوحدات العاملة.
4 جدولة وتنسيق الاجتماعات والمقابلات.

نصائح عمليّة للمساعد الإداري

تطلع كلية “فلوريدا” المهنيّة القرّاء على بعض السمات الإضافيّة، التي تساعد المساعد الإداري، على النجاح، فتعدّد الآتي:

الاهتمام بالتفاصيل: يبنغي أن يُراقب المساعد الإداري عن كثب كلّ التفاصيل المُتعلّقة بجودة الحدث الذي سيُقام أو الاجتماع أو المشروع حتى يسير في مساره الصحيح، بدءًا من تقديم دعم للتخطيط إلى ضمان توفر الموارد عند الحاجة، وصولًا إلى التأكد من سعة إطلاع جميع أعضاء الفريق واستعدادهم للقيام بأدوارهم.

توقّع الحلول قبل ظهور المشكلة: يقدر أفضل المساعدين الإداريين على توقّع احتياجات الآخرين في المكتب، بخاصّة الرئيس المباشر، من دون أن يُطلب منه ذلك.

التحدّث ببراعة: يمتلك المساعد الإداري الناجح مهارات اتصال ممتازة، على الصعيدين الكتابي واللفظي، لذا يكلّف المساعد الإداري الكبير بمهمّة التعامل مع المراسلات والتحدث إلى العملاء والتعامل مع الجمهور وشركاء الأعمال والمورّدين. وقد يصبح المساعد الإداري وجهًا وصوتًا للشركة، لذا، فإن التحدّث بوضوح والأناقة والجاذبيّة والكتابةا الصحيحة، كلّها أمور جوهرية تشير الى مدى الاحترافيّة والكفاءة.

إدارة الوقت: تشتمل المهارات التي يتمتّع المساعد الإداري “الاستثنائي” بها، على: إدارة الوقت بشكل فعّال، فهو لا يتحمّل مسؤوليّة تتبع وقته فحسب بل وقت رئيسه أيضًا.